ORGANISER UN CONGRÈS OU UNE CONFÉRENCE EN FRANCE
Gestion de la TVA sur les congrès et conférences organisés en France
L’organisation d’un événement professionnel en France donne généralement lieu à des dépenses sur lesquelles la TVA locale est facturée. Heureusement, la TVA française est (sauf exception) récupérable par l’organisateur de l’événement, y compris lorsque celui-ci est établi à l’étranger. Il devra cependant se conformer à toutes ses obligations fiscales en France.
Cet article a pour but d’aiguiller les entreprises étrangères et les organismes étrangers à but non lucratif dans leurs obligations fiscales en matière de TVA lorsqu’ils organisent des manifestations à caractère professionnel ou scientifique dans les grandes villes françaises telles que Paris, Lyon, Marseille, et cetera.
1. Immatriculer l’entité juridique étrangère à la TVA en France
Des délégués du monde entier prendront part à votre prochain événement en France et devront normalement s’acquitter d’un droit d’accès. Vous aurez par ailleurs des recettes de location d’espaces d’exposition et de sponsoring grâce aux contrats que vous aurez conclus avec des entreprises du secteur privé. Pour qu’une concurrence loyale avec les organisateurs locaux soit respectée, vous serez tenu d’inscrire votre structure juridique étrangère à la TVA en France. Il serait en effet très risqué en tant qu’organisateur de ne pas tenir compte de cette obligation fiscale.
Vous vous posez peut-être cette question : pourquoi devrions-nous nous inscrire à la TVA en France alors que dans notre pays d’origine nous sommes enregistrés comme une association ou organisme sans but lucratif, n’étant soumis ni à l’impôt sur les sociétés, ni à la TVA ou une taxe équivalente ? En réalité, ce qui compte vraiment ce n’est pas votre statut légal à l’étranger, mais l’appréciation du caractère lucratif de votre activité d’organisation de conférences professionnelles et congrès en France.
Dans certaines situations, le titulaire des droits commerciaux sur un congrès organisé en France est une société savante étrangère, mais l’organisation matérielle de l’événement est confiée à un Organisateur Professionnel de Congrès ou Professional Congress Organizer (PCO). Qui devrait s’immatriculer à la TVA française dans un tel scenario ? La société savante étrangère, le PCO ou les deux ? Méconnaitre les obligations fiscales de chaque partie ou se tromper sur la personne qui devrait s’inscrire à la TVA en France pourrait entrainer une perte financière sèche.
2. Établir des factures conformes pour les services vendus en France
La facturation est probablement l’un des aspects les plus délicats de votre prochain événement en France et il est fortement recommandé de vous faire accompagner par un professionnel de la fiscalité pour sécuriser votre projet. En tant qu’organisateur étranger d’une manifestation à caractère professionnel ou scientifique en France, il vous faudra pouvoir répondre avec précision aux questions suivantes :
❖ Les contrats avec les entreprises (sponsors et exposants) sont-ils soumis à la TVA française ?
❖ Devrais-je mentionner la TVA française sur toutes mes factures aux participants ?
❖ Quel est le taux de TVA pour les droits d’accès à l’événement ?
❖ Quelles sont les opérations pour lesquelles je ne devrais pas facturer la TVA française ?
❖ Comment justifier légalement les cas où je n’applique pas la TVA française ?
❖ Qu’en est-il de la gestion de la TVA sur l’événement social (ex. soirée de gala) ?
❖ La TVA est-elle différente selon que l’événement est sur site, en ligne ou hybride ?
❖ Comment traiter un « package » avec des éléments relevant de taux de TVA différents ?
Émettre des factures conformes lors de votre prochain événement vous aidera à réduire votre risque fiscal en France et facilitera par ailleurs la récupération de la TVA française par les entreprises et exposants étrangers ayant participé à votre manifestation.
3. Récupérer la TVA sur vos dépenses professionnelles en France
Pour un organisateur basé à l’étranger, l’avantage principal de se faire immatriculer à la TVA en France est le fait de pouvoir récupérer la TVA française supportée sur la plupart des dépenses liées à l’organisation d’un événement professionnel. Le taux normal de TVA étant de 20% et le taux réduit de 10%, la charge fiscale pour un événement de taille moyenne peut être significative.
La TVA française est généralement facturée sur les dépenses telles que :
■ La location du lieu de l’événement (salle de réunion, hall de conférence, palais de congrès) ;
■ Le service de restauration ou de traiteur (snacking, pause-café, déjeuner, boissons) ;
■ L’achat de cadeaux pour les délégués (objets promotionnels personnalisés) ;
■ L’impression de brochures et d’autres supports ;
■ Les services de nettoyage du site post-événement ;
■ Le frais de divertissement et de réception des délégués ;
■ L’hébergement et le transport pour le personnel, les délégués et les intervenants.
Certains prestataires peuvent également facturer leurs services en ajoutant la TVA française au prix convenu, alors même que l’opération en cause est supposée être facturée hors taxe lorsque le preneur assujetti (à savoir l’organisateur) est établi à l’étranger.
Il s’agit le plus souvent de :
◎ La décoration du site et la pose de signalétique ;
◎ La location d’équipement audiovisuel ;
◎ L’aménagement de stands d’exposition ;
◎ La location de mobilier (chaises, tables, étagères, etc.) ;
◎ Les services de télécommunication (téléphone, internet) ;
◎ La mise à disposition du personnel (techniciens, hôtesses, interprètes).
Corintax® veille toujours à ce que ces cas spécifiques soient identifiés et fournit les références légales permettant à vos prestataires de services de modifier leurs factures proforma avant tout paiement.
D’une manière générale, vous devez verser le premier acompte pour réserver la salle où se tiendra votre événement en France environ deux (2) ans avant la date effective de la conférence. Si à la date de votre paiement vous n’êtes pas encore inscrit à la TVA française, vous pourriez perdre le droit de récupérer la TVA sur ce premier paiement, sauf s’il y a un accord écrit avec le centre de congrès ou l’hôtel qui stipule que le paiement initial est un dépôt de garantie (non imposable) qui sera remboursé à la fin normale du contrat.
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Pour plus d’information :
Corintax® est une société de représentation fiscale avec une expertise TVA dans les opérations internationales en Europe. Nous accompagnons les PCO, les organisations professionnelles et les sociétés savantes étrangères qui choisissent la France comme pays d’accueil de leurs prochains rendez-vous scientifiques et sectoriels. N’hésitez pas à nous envoyer un message ou à nous appeler au +33-261-536-544 pour plus de renseignements.